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一、凡以学校名义发出的正式公文，送校长签发后方可盖章。

二、以学校名义发出的一般便函，由部门负责人签字后，送校办盖章。重要的便函，如涉及本校经济、规划、生源等，需经校领导批准签字后，方可送校办加盖校章或换取校函。

三、各部门因公出差的教职工，需持部门负责人签署的便函并加盖部门印章后，到校办换取学校的对外介绍信。

四、个人需学校出具证明者，由本人先写书面说明，经部门负责人签署意见（学生由学工处或教务处负责人签字），办公室主任审核后，方可加盖校章或出具证明。

五、因工作证、学生证遗失而又需取款或包裹者，需经主管部门（学生经学工处负责人）签署意见后，方可送校办盖章。           

六、本规定自发布之日起执行。解释权在办公室。